Contexte :
VEHA Conseil est un réseau de franchises spécialisé dans l’accompagnement HACCP et la conformité sanitaire. Le client souhaitait un ERP/CRM centralisé capable de piloter l’activité des franchises au quotidien : facturation, bons de commande, prospection commerciale, mailing, ainsi que la gestion opérationnelle des prestations HACCP (dont analyses alimentaires et analyses de surface).
L’objectif principal était de standardiser les processus sur tout le réseau, réduire les tâches manuelles, et offrir une vue claire et exploitable de l’activité (commerciale + opérationnelle + administrative) en temps réel.
Défis :
- Centraliser des modules métiers très différents (CRM, facturation, commandes, analyses, campagnes email) dans une seule interface cohérente.
- Créer un fonctionnement multi-franchises (droits, accès, segmentation, reporting) tout en garantissant une vision globale siège.
- Structurer le suivi HACCP avec des workflows clairs : saisie terrain, historisation, traçabilité, génération de documents et exploitation des résultats.
- Automatiser la partie administrative : devis → bon de commande → facture, relances, et suivi de paiement.
- Améliorer la performance commerciale grâce à un CRM efficace : pipeline, relances, tâches, templates et mailing ciblé.
Solutions apportées :
ERP/CRM sur mesure :
Développement d’une plateforme modulaire avec un tableau de bord personnalisable par profil (siège, franchisés, techniciens, administratif). Chaque franchise dispose de son espace, tout en restant connecté aux standards du réseau.
Facturation & Bons de commande :
Mise en place d’un circuit complet : devis, bons de commande, factures, avoirs, suivi des paiements et relances. Les documents sont générés automatiquement avec numérotation, modèles et historique.
Gestion HACCP : Analyses Alimentaires & Analyses de Surface :
Création de modules dédiés pour planifier, saisir et suivre les analyses (résultats, statuts, pièces jointes, commentaires, traçabilité). Les données sont historisées pour faciliter l’audit et la conformité.
CRM & Prospection :
Implémentation d’un CRM avec pipeline, gestion des prospects/clients, suivi des opportunités, tâches et rappels. Les franchisés peuvent piloter leur prospection localement, tandis que le siège suit la performance globale.
Mailing & Automatisation :
Intégration d’un système de campagnes emailing : segmentation, modèles, envois, suivi de performance (ouverture/clic), relances et scénarios simples (ex : relance après devis, nurturing prospects, réactivation clients).
Pilotage & Reporting :
Mise en place de tableaux de bord et indicateurs : CA, taux de conversion, activité commerciale, prestations réalisées, suivi analyses, performance par franchise, et alertes sur les actions critiques.
Résultats :
La solution ERP/CRM a permis au réseau de franchises de gagner en productivité, de standardiser les pratiques et de sécuriser la traçabilité HACCP.
Le siège bénéficie désormais d’une vision consolidée de l’activité et d’un pilotage précis, tandis que les franchisés disposent d’un outil opérationnel complet pour gérer leur quotidien (commercial, administratif et terrain).
L’automatisation de la facturation et le renforcement du suivi commercial ont entraîné une amélioration notable de l’efficacité globale, avec une meilleure réactivité et une organisation plus fluide à l’échelle du réseau.